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5 étapes clés pour convertir vos commerciaux à votre CRM et au logiciel ERP

L'équipe Vive La Vente, 29 avr. 2018

Utilisés de la bonne manière, ils permettent d'augmenter la productivité et les ventes d'une entreprise d'environ 30%. Il peut donc être tout à fait intéressant de faire adopter ces outils à votre équipe de vente, mais cela, à condition de suivre certaines étapes...

Qu'est-ce qu'un CRM ? Un CRM, ou GRC en français, est un système technique de gestion de la relation client ; il permet de centraliser et d'analyser les informations concernant la clientèle et la base prospects afin de faciliter l'accès à ces données ainsi que leur mise en relation pour l'équipe commerciale. Un logiciel ERP, ou en français PGI (progiciel de gestion intégré), est quant à lui un logiciel complexe qui va permettre de centraliser cette base de données en regroupant toutes les données nécessaires au bon fonctionnement du pôle : la gestion des achats, de la production, des ventes, des stocks...




Étape 1 : Montrer à l'équipe quels sont les avantages des CRM et des ERP


Faire adopter un nouveau système par ses utilisateurs est bien sûr une phase dont dépendra la réussite de cette transition. Même si cette dernière paraît chronophage et fastidieuse, l'utilisation d'un système plus adapté permettra au personnel de se concentrer davantage sur des tâches importantes et de perdre moins de temps sur les missions répétitives comme la mise à jour des tableurs Excel, des listes de contact, les ressaisies et les vérifications sans fin. Le fait de donner plus de fluidité au partage de l'information rend possible un travail d'équipe plus efficace, plus facile et, par conséquent, évitera aux salariés maintes frustrations causées par des informations mal transmises, introuvables ou non mises à jour. En moyenne, c'est une heure gagnée par semaine en productivité que vous offrirez à votre entreprise. L’important est donc de bien faire comprendre ces avantages à vos commerciaux : s’ils sont convaincus du gain de temps qu’un tel outil représente, ils s’y mettront d’eux-mêmes !


Étape 2 : Bien choisir son CRM et prévoir un budget


Le CRM doit être adapté à la stratégie globale et commerciale de l'entreprise, c'est pourquoi il est indispensable d'écouter les besoins de l'équipe de vente et d'en tenir compte dans son choix. Il doit également entrer dans un budget global prévu sur deux à trois ans, prenant en compte le coût de la formation (prévoir 5 à 10% du budget), celui de la personnalisation du système selon les besoins de l'entreprise à partir de sa formule standard. Prévoyez aussi le prix à l’année pour l’ensemble des utilisateurs, en n'oubliant pas les utilisateurs occasionnels.



Étape 3 : Prendre le temps de bien former les commerciaux à son utilisation

 

Adopter un outil élaboré et ultra efficace ne sert à rien si le personnel ne parvient pas à l'utiliser. Pour former une équipe à l'utilisation d'un CRM, il faut compter quelques jours en fonction du poste (acheteur, comptable, manager, vendeur...). Un employé qui ne maîtrise pas son outil de travail se retrouve placé en position d'incompétence et finit donc par en souffrir, tandis que celui qui, ayant eu le temps d'apprendre à les maîtriser, réussit à tirer le meilleur parti des outils dont il dispose, est plus satisfait de son travail, éprouve mieux l'efficacité de ses actions donc voit sa motivation grandir.


Étape 4 : Prévoir la transition en amont


Plutôt que de viser un système trop complexe de par la multiplicité de ses fonctionnalités, on privilégiera plutôt la simplicité d'utilisation. L'intégration d'un CRM au sein d'un système préexistant est une phase délicate qu'il faut prendre le temps de mettre en place, car l'abandon des outils de gestion administrative des ventes et des outils « classiques » de bureautique ne peut pas se faire du jour au lendemain. En outre, le CRM peut faire peur à cause de la quantité d'informations qu'il fournit. Il y a donc toute une réorganisation à prévoir avec l'ensemble de l'équipe afin que l'efficacité du système porte ses fruits rapidement.


Étape 5 : Personnification, ergonomie et gamification


Il existe des applications qui peuvent s'ajouter au CRM et qui permettent, grâce à la gamification et à la data visualisation, une visualisation et un accès plus agréable aux données extraites. Celles-ci permettent de sélectionner uniquement ce qui va intéresser son utilisateur et de visualiser plus rapidement les objectifs, la progression des chiffres, par exemple. Ce complément peut vous permettre de booster vos équipes tout en lui évitant une confrontation austère avec la complexité du système.

 

 

Cerise sur le gâteau, vous pourrez même en profiter pour créer des tutoriels ludiques, des quizz et des tests ainsi que des challenges ciblés sur des données précises (nombre de rendez-vous obtenus sur une période donnée, etc.) afin de motiver votre équipe de vente. Des applications mobiles permettent également un accès plus aisé à l'outil CRM pendant les déplacements et donc une utilisation facilitée de celui-ci. 

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